Potwierdzenia rezerwacji i listy do anulowania rezerwacji. List do hotelu z prośbą o potwierdzenie rezerwacji w języku angielskim

Do uzyskania wizy wymagane jest zebranie pakietu dokumentów do usług konsularnych, gwarantujących powrót do ojczyzny, dostępność miejsca zamieszkania za granicą oraz wystarczającą ilość pieniędzy na pobyt w kraju. Tutaj rozważymy potwierdzenie rezerwacji hotelu na wizę - dokument wskazujący na obecność miejsca zamieszkania w kraju docelowym.

Jak mogę zarezerwować hotel?

Musisz zarezerwować pokój hotelowy na wizę, gdy podróżujesz samodzielnie, bez korzystania z usług biur podróży, a nie masz krewnych w kraju wizyty, którzy mogliby wysłać Ci zaproszenie.

Konsulaty stawiają różne wymagania dotyczące dostarczania i wykonywania dokumentów. Możesz dostarczyć elektroniczny kupon rezerwacji pokoju ze strony rezerwacyjnej, takiej jak Booking.com. Czasami wymagany jest oficjalny faks z hotelu. Służba Konsularna może zażądać potwierdzenia wpłaty za zarezerwowany pokój. W takim przypadku będziesz musiał dokonać przedpłaty.

Czy można zarezerwować hotel tylko na wizę?

Jeżeli spojrzymy na próbkę rezerwacji ze strony Booking.com, to zawiera ona niezbędne informacje o samym hotelu, długości w nim pobytu, gościach, kosztach utrzymania, warunkach płatności i anulacji rezerwacji. To wystarczy do uzyskania wizy.

Jak wygląda dokument potwierdzający rezerwację hotelu?

Zastanów się, jak wygląda potwierdzenie rezerwacji hotelu na wizę na przykładzie oficjalnej odpowiedzi hotelu. Na papierze firmowym hotelu sporządzany jest oficjalny dokument, w którym wskazane są jego dane kontaktowe (adres, numery telefonów, e-mail).

Dokument musi zawierać:

• potwierdzenie samej rezerwacji;
• Numer rezerwacji;
• daty zamieszkania;
• informacje o osobie, która złożyła zamówienie;
• dane kontaktowe hotelu (nazwa, adres, telefon, e-mail), a także godziny otwarcia recepcji, godziny zameldowania i wymeldowania;
• informacje o wybranym numerze, ze wskazaniem takich informacji jak:
  • Kategoria;
  • cena za dobę i całkowity koszt;
  • Liczba gości. Ważne jest, aby wszyscy mieszkańcy pokoju byli wymienieni z imienia i nazwiska;
  • rodzaj rezerwacji (gwarantowana/niegwarantowana);
  • warunki anulowania;
  • metoda płatności;
• warunki zakwaterowania w hotelu;
• całkowity koszt obejmujący usługi dodatkowe, prowizje.

Możesz poprosić o oficjalną rezerwację, kontaktując się z działem rezerwacji bezpośrednio po zarezerwowaniu pokoju na stronie pośrednika lub bezpośrednio na stronie hotelu.

Konsulaty wymagają biletu w obie strony, aby uzyskać wizę Schengen. Dla niezależnego turysty jest to niewygodne: data i kraj powrotu nie zawsze są znane, a wizę można odmówić. A jeśli rezerwację hotelu można łatwo dokonać poprzez Rezerwację i anulować, sprawy są bardziej skomplikowane z biletami lotniczymi. Zastanówmy się, jak zarezerwować bilety lotnicze bez płacenia za wizę lub zredukować koszty do minimum.

Unijny kodeks wizowy wyraźnie mówi, że aby ocenić zamiar wyjazdu z krajów Schengen, wystarczy podać bilet powrotny, bilet w obie strony lub rezerwacja takich biletów.

Rezerwacja nie oznacza zapłaty za bilety. Ale ważność rezerwacji w samolocie jest zbyt krótka, aby uzyskać wizę. Czy wystarczy zarezerwować dzień, aby otrzymać wizę? Zadajmy to pytanie KE Hiszpanii i Włoch.

Odpowiedź KE Hiszpanii:

Konsulat Generalny Hiszpanii rozpatruje dokumenty i podejmuje decyzję w ciągu 10 dni kalendarzowych od daty otrzymania dokumentów przez Konsulat Hiszpanii w Moskwie. Każdy wniosek wizowy jest rozpatrywany indywidualnie. W rezultacie czasy podejmowania decyzji mogą się różnić. W przypadku dostarczenia pełnego pakietu dokumentów spełniających wymagania Konsulatu, decyzja zostanie podjęta w ciągu 5 dni roboczych.

Rezerwacja biletu musi być ważna przez cały okres rozpatrywania Twoich dokumentów. Fakt opłacenia biletów w celu ubiegania się o wizę jest fakultatywny.

Należy pamiętać, że na wizie hiszpańskiej pierwsza podróż musi odbyć się do Hiszpanii.

Aby ubiegać się o wizę do Hiszpanii, więcej dni podróży musi być w Hiszpanii. Jeśli w trakcie podróży zamierzasz odwiedzić inne kraje strefy Schengen, poza Hiszpanią, musisz dostarczyć wszystkie dokumenty dotyczące pobytu w tych krajach oraz przemieszczania się między krajami i miastami.

Odpowiedź Centrum Włoskiego:

Przy składaniu dokumentów akceptowane są zarówno płatne bilety lotnicze (oryginały + kserokopia) jak i potwierdzenie ich rezerwacji.

Teoretycznie rzecznik wizowy może sprawdzić dostępność rezerwacji po numerze: zadzwonić do linii lotniczej lub skorzystać z usług online. Ale czy on to zrobi? Przy dużym napływie aplikacji jest to mało prawdopodobne. Potwierdzają to liczne recenzje turystów. Nikt nie miał przypadku odmowy wizy Schengen z powodu zepsutego pancerza.

Niektórym udaje się nawet uzyskać wizę z ubiegłoroczną redakcją rezerwacji lub samodzielnie ją wydrukować. Nie zalecamy korzystania z tej metody, ponieważ jest to celowe fałszowanie dokumentów.

Jakie metody działają?

• Zakup prawdziwego biletu z pełną opłatą i dalszym zwrotem.
• Rezerwacja za pośrednictwem stron internetowych linii lotniczych lub pośredników bez opłat.
• Potwierdzenie innego środka transportu.
• Ubezpieczenie od rezygnacji.

Rozważmy te punkty bardziej szczegółowo.

Kupno i zwrot biletu

Najbardziej niezawodny sposób, ale wysokie koszty. Bilet można zwrócić po uzyskaniu wizy. A czasami nawet zwracam za to pełny koszt.

Zgodnie z artykułem 108 Kodeksu Lotniczego Federacji Rosyjskiej, pasażer otrzymuje 100% uiszczonej opłaty za przewóz, z wyjątkiem faktycznie poniesionych wydatków przewoźnika. Jeśli zwrot zostanie dokonany na mniej niż dzień przed lotem, zostanie naliczona kara w wysokości do 25%. Po uchwaleniu w 2014 roku ustawy o biletach bezzwrotnych linie lotnicze mogą sprzedawać do 30% biletów na lot bez możliwości zwrotu.

Zasady te nie dotyczą firm zagranicznych. Dlatego przed zakupem należy dokładnie przestudiować kary za zwroty. Zwykle tanie bilety nie można zwrócić, ale w klasie biznes jest taka możliwość. Jeśli Twoja wiza zostanie odrzucona, stracisz pieniądze zarówno na bilety, jak i opłaty konsularne.

Aeroflot ma w pełni refundowalne taryfy premium:

• Biznes premium;
• Najwyższy komfort;
• Premium-Economy - z wyjątkiem taryf YPXRTRF/YPXOWRF dla Symferopola;
• Taryfy OPTIMUM - zwrot z karą od 50 do 200 euro/dolarów;
• Taryfy budżetowe i ekonomiczne nie podlegają zwrotowi (w tym podatki i opłaty).

Szczegółowe warunki zwrotu na oficjalnej stronie Aeroflot.
Jeśli zdecydujesz się na zakup biletu powrotnego, zapłać gotówką – pieniądze trafiają na kartę dłużej.

Aby się zabezpieczyć - możesz wykupić ubezpieczenie podróżne, które uchroni przed odmową wydania wizy. Trzeba poszukać takiej linii lotniczej, żeby działała bez wycieczki zorganizowanej.

Istnieje dodatkowa usługa zwrotu biletu za 9% jej kosztu. Nawet jeśli zgodnie z regulaminem linii lotniczej bilety nie podlegają zwrotowi, nadal możesz zwrócić do 90% kosztów. Część pieniędzy wraca na konto oszczędnościowe OneTwoTrip na dalsze zakupy.

Za prowizję w wysokości 9% możesz zwrócić do 90% ceny biletu. Bezzwrotna część kwoty jest zwracana na konto w serwisie.

Niektóre linie lotnicze zwracają pieniądze w przypadku odmowy wydania wizy (KLM, UIA).

Rezerwacja bez płatności

Bez problemu możesz zarezerwować bilet na 1 dzień, wybierając formę płatności w biurze lub przelewem przy zakupie. To wystarczy, aby uzyskać prawdziwy wydruk rezerwacji i przekazać go do konsulatu. Możesz znaleźć rezerwację nawet na 10 dni. Jeśli dobrze to zrobisz przed złożeniem wniosku wizowego, powinno to wystarczyć do ewentualnego sprawdzenia dokumentów przez konsula.

Musisz zrozumieć, że długa rezerwacja nie jest gwarantowana. Czasami jest usuwany, jeśli do wyjazdu pozostało mało czasu lub są osoby, które chcą kupić to miejsce. Niektóre usługi i linie lotnicze oferują płatną usługę rezerwacji, jest to bardziej niezawodna opcja.

Gdzie zarezerwować

• • Za 200 rubli możesz przedłużyć rezerwację o 7 dni.

Rezerwacja na 7 dni za 199 rubli.

• • Za pośrednictwem Agent.ru - w przypadku niektórych lotów dostępna jest odroczona płatność za rezerwację na 7-10 dni. Musisz się zarejestrować na stronie.

Film pokazuje, jak pracować z Agent.ru (od 4 minut) i uzyskać wydruk biletu:

• • - rezerwacja jest dostępna, jeśli jesteś zarejestrowany i kupiłeś już bilety w serwisie. Możesz otrzymać rezerwację na kilka dni, wybierając metodę płatności gotówką.

Rezerwacja przez AWAD.

• • Za pośrednictwem Turkish Airlines - płatność odroczona na 10 dni, bez konieczności podawania danych karty bankowej.

Na etapie płacenia za bilet w Turkish Airlines wybierz odroczoną płatność i rezerwację.

• Airfrance.ru - usługa „Czas na przemyślenie” za 5 lub 15 euro. Rezerwacje i taryfy są zamrożone na okres do 7 dni. Usługa jest bezpłatna dla niemowląt i pasażerów pierwszej klasy.

Na wielu stronach wydruk wskazuje, że rezerwacja nie jest opłacona. Jeżeli konsulat nie żąda zapłaty za bilet, nie ma konieczności wymazywania tego napisu. W innych przypadkach możesz uzyskać bardziej „solidny” wydruk z usług innych firm:

Musisz przebić się przez rezerwację we wszystkich usługach, działają one na różnych podstawach. W jednym z nich należy znaleźć zastrzeżenie. Jeśli nigdzie, spróbuj ponownie zarezerwować bilet lub zmienić lot/linię lotniczą.

Inną opcją jest uzyskanie rezerwacji długoterminowej bez płacenia za wizę za pośrednictwem biura podróży za dodatkową opłatą lub poprzez znajomych.

Potwierdzenie innego środka transportu

Nie trzeba podróżować samolotem do Europy. Inne sposoby potwierdzenia transportu:

• • Na podróż samochodem: trasa w formie bezpłatnej (z opisem planu wycieczki na każdy termin z hotelami i miastami), dowód rejestracyjny pojazdu, prawo jazdy. Możesz dołączyć rezerwację biletu na prom.

Rezerwacja biletu na prom z Petersburga do Finlandii.

• Transport kolejowy: Koleje Rosyjskie zwracają pełny koszt biletu na pociągi w sąsiednich krajach. Szczegółowe warunki zwrotu na stronie Kolei Rosyjskich.
• Opcja łączona: kup bilet na pociąg do Wilna, a następnie tani bilet lotniczy Ryanair we właściwe miejsce (30-50 euro). Bilet kolejowy jest zwracany, bilet lotniczy albo wypala się, albo jest wystawiany ponownie na dogodny termin i kierunek.

Co mówią linie lotnicze

Zapytaliśmy popularne linie lotnicze o możliwość rezerwacji biletu w celu uzyskania wizy bez opłat, maksymalny okres rezerwacji oraz opłaty za zwrot biletu.

Linie lotnicze S7:

Na tak długi okres (10 dni) nie można dokonać rezerwacji biletu bez opłaty.

Możesz albo:

1) Wystawić bilet lotniczy w ramach planu taryfowego Standard, zgodnie z którym możliwe jest dokonanie zwrotu bez potrąceń.

Możesz zapoznać się z zasadami stosowania każdej z taryf (warunki zwrotu/przebukowania) klikając w link:
http://www.s7.ru/home/info/fares.dot

2) Istnieje również możliwość zakupu biletu z dodatkowym ubezpieczeniem podróżnym, które przewiduje ryzyko „odmowy wizy”.

Ta polisa ubezpieczeniowa jest odpowiednia dla podróży indywidualnych. Polisę ubezpieczeniową można dodać przy zakupie biletów na stronie www.s7.ru.

Więcej szczegółowych informacji:

W przypadku odmowy wydania wizy, koszt zostanie w całości zwrócony, jeśli zostaną spełnione następujące warunki:

Dodatkowe informacje można znaleźć na naszej stronie internetowej: http://klmf.ly/1j78W3T .

Jeśli zdecydujesz się kupić bilet przed otrzymaniem wizy, musisz upewnić się, że zasady taryfy pozwalają na wprowadzenie zmian. Informacje te są dostępne na naszej stronie wyszukiwania biletów - po wybraniu lotów w obie strony.

Możemy również utworzyć dla Ciebie rezerwację, ale będzie ona aktywna tylko przez 3 dni. W zasadzie zwykle wystarczy to, aby złożyć dokumenty w ambasadzie.

UTAIR:

Możesz zarezerwować bilety w dowolnej agencji w normalnej taryfie klasy ekonomicznej (Y), która ma najdłuższy czas wystawienia biletu. Po potwierdzeniu wizy możesz kupić bilety na stronie internetowej linii lotniczej po najniższej dostępnej taryfie. Strona internetowa Przewoźnika nie pobiera opłat agencyjnych.

Pierwsza rezerwacja będzie musiała zostać anulowana, dzwoniąc do agencji.

W przypadku zwrotu biletu z powodu odmowy wydania wizy, zwrotu nie uważa się za przymusowy. W przypadku zakupu biletu bezzwrotnego cała kwota biletu nie podlega zwrotowi.

Aeroflot:

W tej sprawie skontaktuj się z operatorami Call Center i powiedz im, że potrzebujesz rezerwacji do ambasady.

Rezerwacja jest bezpłatna.

Na życzenie Infolinia Aeroflot może przedłużyć okres rezerwacji wizy do 7 dni. Z wyłączeniem taryf promocyjnych lub jeśli do wylotu pozostał mniej niż tydzień. Wydrukowaną rezerwację można również otrzymać w biurze/kasie Aeroflot.

To wszystko. Pokazaliśmy wiele legalnych sposobów uzyskania wizy z nieopłaconej rezerwacji. Nie musisz ryzykować i fałszować dokumentów, coś edytować. Podziel się w komentarzach jaką metodę wybrałeś i gdzie udało Ci się uzyskać wizę.

Rezerwacja z Airbnb uprawnia do otrzymania wizy w większości krajów (w tym w strefie Schengen). Aby potwierdzić rezerwację, wydrukuj plan podróży ze strony. Jak to zrobić i jak wprowadzić tam innych ludzi, opowiem w tym artykule.

W podróży wolimy mieszkać w mieszkaniu niż w hotelu. Jestem zadowolona z kuchni. Tak, musisz sam gotować, ale oszczędzanie na jedzeniu wciąż powstrzymuje lenistwo.

Apartamenty najczęściej rezerwujemy przez stronę AirBnB, rzadziej Booking.com. Już kilka razy jeździliśmy w ten sposób do Europy, nie było problemów z wizami ani w strefie Schengen, ani w Wielkiej Brytanii.

Jak zarezerwować nocleg w AirBnB

Czy airbnb może otrzymać wizę?

Nadaje się również do wiz Schengen i innych.

Rezerwujemy, drukujemy potwierdzenie i dołączamy je do wniosku wizowego.

Najważniejsze, aby wydruk zawierał adres zamieszkania, numer telefonu oraz zapis, że to Ty zarezerwowałeś to miejsce na określone terminy.

Jeśli nie podróżujesz sam, lepiej mieć nazwiska wszystkich mieszkańców (którzy podróżują z tobą). Pokażę Ci, jak je dodać poniżej.

Jak dodać osobę do paragonu AirBnB

Przejdź do planu podróży.

Do tej strony dojdziesz, klikając przycisk Wycieczki w menu głównym. Każda rezerwacja posiada przycisk Wyświetl plan podróży.

Na górze znajduje się przycisk Zarządzaj gośćmi. Kliknij i dodaj innych podróżników do planu podróży. System pozwala dodać tyle osób, ile zażądałeś rezerwacji.

Tutaj dodałem już żonę. Po pierwsze, podświetliłem przycisk Drukuj. To jest dokładnie to, czego potrzebujesz, aby potwierdzić rezerwację.

Na planie pojawi się drugie imię. Również na paragonie. Teraz ci, którzy zrobią wizę, zobaczą, że podróżujecie razem, a wasze zakwaterowanie zostało już zarezerwowane.

Jak wydrukować potwierdzenie AirBnB dla wizy?

Wszystko jest proste.

Tak wygląda potwierdzenie rezerwacji AirBnB. Ta kartka wyjdzie z drukarki. Musi zostać zabrana do centrum wizowego. Należy pamiętać, że obaj podróżnicy są na wydruku: ja i moja żona.

Zaloguj się na swoje konto AirBnB. U góry menu kliknij Podróże, a następnie Wyświetl podróże.

Następnie po prawej stronie kliknij różowy przycisk Plan podróży. Każdy zarezerwowany nocleg ma swój własny. Ilustracja powyżej.

Rezerwacja hotelu jest jednym z najważniejszych dokumentów do uzyskania wizy Schengen.

W tym poście przeanalizujemy, jak zarezerwować hotel na wizę bez płatności z łatwymi warunkami anulacji, czy można zarezerwować apartament, a w jakich przypadkach nie można anulować rezerwacji hotelu, z którym otrzymałeś wizę.

Rezerwacje hoteli lub innych miejsc zakwaterowania muszą obejmować wszystkie noce pobytu w strefie Schengen- jest to główny wymóg rezerwacji zakwaterowania, o który będziesz ubiegać się o wizę Schengen.

Jeśli planujesz przenosić się z jednego miasta do drugiego na noc, to zamiast rezerwować nocleg, należy podać rezerwację biletu na ten transport. Niestety nie ma możliwości przedstawienia rezerwacji samochodu jako potwierdzenia miejsca na nocleg.

Większość konsulatów umożliwia złożenie bezpłatnej rezerwacji hotelowej, niektóre proszą o zapłacenie od 50% do 100% kosztów mieszkania (Polska, Słowacja, Słowenia, Łotwa). Aby mieć pewność, sprawdź ten punkt na stronie konsulatu lub centrum wizowego kraju, o którego wizę Schengen chcesz się ubiegać.

Jakie informacje muszą znajdować się w rezerwacji hotelu na wizę Schengen?

W rezerwacji hotelu należy podać wizę wszystkie nazwiska wszystkich wnioskodawców Wiza Schengen.

Należy również wskazać dane dotyczące miejsca zamieszkania, czyli dane samego hotelu lub apartamentu, takie jak: imię i nazwisko, adres, kod pocztowy, numer telefonu i e-mail.

Gdzie mogę dokonać rezerwacji hotelu na wizę Schengen?

Konsulaty krajów Schengen spokojnie przyjmują rezerwacje hotelowe ze wszystkich znanych wyszukiwarek noclegów, takich jak Ostrovok.ru, RoomGuru i oczywiście Booking.com.

Wygodniej jest rezerwować hotele na wizę Schengen za pośrednictwem witryn metawyszukiwarki zakwaterowania. Na przykład, Hotellook wyszukuje nie wśród hoteli, ale wśród wyszukiwarek noclegów. A jeśli np. na Booking.com znajdziesz hotel w tej samej cenie, to w Hotellook możesz porównać tę cenę z innymi wyszukiwarkami.

Zalety wynajmowanie apartamentów zamiast rezerwacji hoteli są oczywiste:

• cena wynajmu apartamentu jest zwykle o 20-30% niższa niż pokoju hotelowego o tym samym poziomie usług
• możesz zobaczyć, gdzie mieszkają zwykli Europejczycy, dlatego lepiej wtopić się w kulturę miejsca, które zamierzasz odwiedzić

Ale jest też ograniczenia:

• za mieszkania trzeba zapłacić z góry

W przypadku rezerwacji apartamentu przez AirBNB opłata zostanie naliczona natychmiast. Tutaj nie ma możliwości rezerwacji zakwaterowania bez płatności. Dlatego warto wybrać nocleg, który nie przewiduje kar za anulowanie rezerwacji. W takim przypadku, po anulowaniu, pieniądze zostaną Ci zwrócone w całości.

• czas na zameldowanie/wymeldowanie może zająć znacznie więcej niż przy podobnych procedurach w hotelu

Jak zarezerwować hotel bez opłat?

Jak uzyskać rezerwację hotelu bez płatności, zostanie pokazany na przykładzie serwisu hotellook.ru. Algorytm działania przy wynajmie mieszkania na wizę Schengen jest podobny do tego, który zostanie opisany poniżej.

01. Wpisz miasto przyjazdu i daty podróży w formularzu wyszukiwania, a następnie kliknij przycisk "Sprawdź ceny".

02. Po wyświetleniu wyników zapytania natychmiast posortuj wyniki według ceny. Blok cenowy znajduje się po prawej stronie, prawie na samym początku wyników wyszukiwania.

03. Następnie przewiń do samego końca strony iw sekcji po prawej stronie „Opcje numerów” zaznacz „Bezpłatne anulowanie”.

04. Następnie nowa strona wydania zostanie automatycznie wygenerowana na podstawie Twoich wyników. Teraz możesz przystąpić do poszukiwania odpowiedniego dla siebie hotelu. Gdy go znajdziesz, kliknij przycisk „Zarezerwuj” i przejdź do strony wyszukiwarki, aby dokończyć rezerwację.

05. Koniecznie sprawdź, do którego terminu „Bezpłatne Anulowanie” obowiązuje, aby w razie potrzeby móc anulować rezerwację bez kary. Dotyczy to szczególnie tych, którzy zamierzają ubiegać się o wizę Schengen na krótko przed podróżą.

06. Następnie musisz podać dane swojej karty bankowej. Żadne środki nie zostaną z niego potrącone. To jest tylko potwierdzenie rezerwacji.

W technologii rezerwacji etap potwierdzenia koordynuje gotowość hotelu do świadczenia usług noclegowych, a klient potwierdza zamiar skorzystania z usług noclegowych. Potwierdzeniem rezerwacji jest specjalny komunikat przesłany przez hotel do klienta, zwany potwierdzonym. Jednocześnie w przypadku zgłoszenia otrzymanego ustnie lub telefonicznie w ciągu jednego dnia wysyłane jest pisemne potwierdzenie. Na wniosek otrzymany pocztą w ciągu jednego do dwóch dni przesyłane jest pisemne potwierdzenie. Komunikat potwierdzający przesłany faksem lub listem zawiera informację:

• - Numer rejestracyjny wniosku;
• - Data i godzina spodziewanego przyjazdu i wyjazdu klienta;
• - Długość pobytu w hotelu;
• - Cena i rodzaj zarezerwowanego pokoju;
• - Liczba przybywających osób i miejsc;
• - Rodzaj rezerwacji: z gwarancją, bez gwarancji;
• - Dodatkowe życzenia, specjalnie negocjowane;
• - Informacja o możliwości zmiany terminu rezerwacji różnicy przyjazdu.

Po przybyciu do hotelu klienta wydrukowane potwierdzenie rezerwacji może być wykorzystane w przypadku pewnych nieprzewidzianych sytuacji podczas zameldowania.

Potwierdzenie rezerwacji – rezerwacja potwierdzona specjalnym powiadomieniem przesłanym przez hotel do klienta. W odpowiedzi na życzenie klienta, w miarę dostępności, hotel dokonuje rezerwacji i przesyła potwierdzenie rezerwacji zawierające informacje o nazwie gościa, długości pobytu, kategorii pokoju, cenie pokoju oraz dodatkowe usługi które można zarezerwować z wyprzedzeniem. Tekst potwierdzenia rezerwacji należy przesłać do klienta na papierze firmowym, który zawiera numer potwierdzenia zamówienia, stanowisko i nazwisko osoby kierującej działem rezerwacji oraz inne dane. Potwierdzenie jest konieczne, aby hotel zawsze mógł udowodnić, że klient został poinformowany o warunkach rezerwacji w tym hotelu.

Szeroki rozwój sieci hotelowych doprowadził do powstania nowego scentralizowanego systemu rezerwacji, w wyniku którego znaczna część udziału hotelowego (60-70%) jest kontrolowana przez scentralizowany system rezerwacji firm. Liczba pokoi pozostaje bezpośrednio zarezerwowana przez hotel. Taki system zapewnia hotelowi znaczne korzyści, gdyż zabezpiecza go przed znacznym spadkiem zysków w niesprzyjających okresach. Stwarza to jednak również trudności dla administracji w okresach zwiększonego popytu, kiedy istnieje pole do bardziej elastycznego manewrowania cenami.

Zazwyczaj nie jest zarezerwowany konkretny pokój, a jedynie kategoria pokoju, ale jeśli gość, zwłaszcza spośród stałych klientów lub VIP-ów, preferuje konkretny pokój, to zazwyczaj jego życzenie jest brane pod uwagę. Podczas rezerwacji należy zwrócić na to uwagę i w miarę możliwości zapewnić klientowi ulubiony pokój.

Hotele mogą zmienić politykę cenową, a także procedurę potwierdzania rezerwacji. Oficjalnie publikowane stawki za noclegi w tym hotelu mogą ulec zmianie bez powiadomienia klienta, jednak cena pokoju wskazana w potwierdzeniu rezerwacji nie może ulec zmianie. Hotel powinien poinformować potencjalnych klientów pisemnie o zmianach taryf za świadczone usługi noclegowe na co najmniej 30 dni kalendarzowych przed datą wprowadzenia.

Z doświadczenia rezerwacji w okresach przerostu popytu nad podażą pokoi (konferencje, imprezy sportowe itp.) hotele często dokonują podwójnych rezerwacji. W przypadku rezerwacji podwójnych hotel potwierdza zakwaterowanie dla osób indywidualnych lub grup, nawet w przypadku pełnej rezerwacji pokoi (łóżek). Ryzyko podwójnej rezerwacji wynika z zawsze prawdopodobnej odmowy rezerwacji, więc podwójna rezerwacja w końcu często prowadzi do równowagi podaży i popytu na pokoje hotelowe. Warunki rezerwacji są różne w różnych hotelach. Aby uniknąć nieporozumień, klienci podczas kontaktu z hotelem powinni szczegółowo wyjaśnić te warunki.

Proces przetwarzania listu motywacyjnego o zakwaterowanie i wystawienia potwierdzenia rezerwacji przebiega następująco:

• 1. Po otrzymaniu prośby o nocleg, pracownik Działu Rezerwacji wypełnia odpowiedni formularz lub wpisuje najważniejsze dane z prośby o nocleg w dzienniku rezerwacji pokoju. Następnie rejestruje wniosek w elektronicznym systemie rezerwacji hotelu i nadaje mu numer seryjny. Wszystkie rezerwacje należy wprowadzić do systemu komputerowego w ciągu 1-2 godzin. Na podstawie wprowadzonych informacji tworzony jest potencjalny harmonogram obciążenia hotelu. Rejestrując prośbę o rezerwację, należy zwrócić szczególną uwagę na rodzaj rezerwacji i formę płatności. W przypadku rezerwacji gwarantowanej wniosek musi zawierać dane dokumentów płatniczych, które gwarantują otrzymanie płatności za pokój w przypadku nie pojawienia się gościa lub późnego anulowania rezerwacji przez klienta. Im więcej informacji zostanie wprowadzonych do elektronicznego systemu rezerwacji, tym lepszy i szybszy będzie proces zameldowania i wymeldowania klientów.
• 2. Pracownik działu rezerwacji przygotowuje potwierdzenie rezerwacji, w którym wpisuje wszystkie niezbędne dane. Numer potwierdzenia będzie tym samym numerem, pod którym został zarejestrowany wniosek o umieszczenie. Z reguły hotele posiadają już formularze potwierdzenia rezerwacji. Mogą to być zarówno formularze już zawarte w elektronicznym systemie rezerwacji, jak i formularze drukowane w sposób typograficzny. Potwierdzenie rezerwacji musi być sporządzone w tym samym języku, w którym zgłoszono prośbę o zakwaterowanie. Treść potwierdzenia rezerwacji w dużej mierze zależy od rodzaju rezerwacji. W przypadku rezerwacji gwarantowanych wskazany jest czas oczekiwania gościa, po którym naliczane są kary w przypadku późnego anulowania zamówienia lub nieprzybycia do hotelu. W przypadku rezerwacji niegwarantowanych wskazany jest czas, do którego gość może spodziewać się otrzymania zarezerwowanego pokoju. Z reguły tekst potwierdzenia rezerwacji zaczyna się od podziękowania za wybór tego hotelu.

Pierwsze potwierdzenie dotyczy rezerwacji, która nie jest jeszcze gwarantowana. W drugim - o rezerwacji gwarantowanej.

Oprócz warunków i procedury rezerwacji, w tekstach potwierdzeń goście mogą zostać poinformowani o procedurze obsługi wizowej, warunkach wyżywienia, transferze, godzinie zameldowania i wymeldowania w hotelu, a także udzielić odpowiedzi na wszelkie pytania interesujące klientów.

• 3. Pracownik działu rezerwacji przesyła od firmy, firmy lub osoby prywatnej potwierdzenie rezerwacji na podany w zgłoszeniu numer faksu. Pracownik musi upewnić się, że potwierdzenie rezerwacji dotarło do adresata faksem i to w całości, bez zniekształceń. W takim przypadku potwierdzeniem pomyślnego odebrania wiadomości będzie odpowiedź „OK” na specjalnym formularzu-raporcie wystawionym faksem. Jeśli odebrana zostanie niewyraźna wiadomość, faks zwróci „Błąd” lub „Zły stan linii”.
• 4. Wszystkie listy polecone zgłoszenie zakwaterowania, potwierdzenia rezerwacji dla tych zgłoszeń oraz pozytywne potwierdzenia odbioru faksu przez adresata są sortowane według dat przyjazdu i przechowywane w dziale rezerwacji do czasu przybycia gościa do hotelu. Jest to konieczne do potwierdzenia szczegółów zakwaterowania po przyjeździe gościa. Po wyjeździe gości dokumenty te są archiwizowane w celu wyjaśnienia szczegółów dotyczących poprzedniego pobytu klienta.

Czasami dochodzi do zmian w rezerwacji. Klienci nie anulują całkowicie zamówienia, a jedynie częściowo zmieniają warunki. Dotyczy to przede wszystkim długości pobytu, liczby osób, kategorii pokoju, specjalnych życzeń gościa. Takie zmiany są odnotowywane przez pracowników działu rezerwacji w specjalnym formularzu lub odnotowywane są w ewidencji wniosków o zakwaterowanie. Wszelkie zmiany w rezerwacji należy również wprowadzić do systemu komputerowego.

Jeżeli zmiany są możliwe, wówczas pracownik działu rezerwacji dokonuje zmian w istniejących potwierdzeniach, koryguje poszczególne szczegóły rezerwacji i wysyła na adres klienta faks z dopiskiem „potwierdzenie”.

Specjalista ds. Rezerwacji powinien zgłaszać zmiany do odpowiednich działów. Jeśli rezerwacja nie może zostać zmieniona ze względu na dostępność hotelu w żądanych terminach, należy zaproponować klientowi alternatywne numery i kategorię pokoju, a także zapytać, czy chce zostać wpisany na listę oczekujących. Listy oczekujących są sprawdzane codziennie. Gdy pokoje będą dostępne, personel rezerwacji zadzwoni do klientów z listy oczekujących.

Jeżeli z jakiegoś powodu rezerwacja nie jest możliwa, to w takim przypadku dział rezerwacji wysyła oficjalną odmowę zakwaterowania, zawierającą przeprosiny, powód odmowy, zgłasza termin poprawy sytuacji z wolnymi pokojami i wyraża nadzieję na dalsza współpraca.